Faturação para pequenas empresas: como escrever e lidar com faturas não pagas

Muitas empresas lutam para receber pagamentos de clientes prontamente, e essas faltas de dinheiro podem ter sérias consequências. O segredo para uma coleta de pagamentos mais rápida está na fatura: o envio rápido de faturas, a facilidade de pagamento e a consistência no acompanhamento são essenciais para a cobrança mais rápida.

Neste guia, ensinaremos como redigir uma fatura e descobrir todas as práticas recomendadas para o faturamento, incluindo como usar o software de faturamento para lidar com grande parte do trabalho automaticamente. FreshBooks, que é o patrocinador deste artigo, é facilmente a solução de faturamento mais respeitada no mercado SMB. Você pode experimentar seu software premiado gratuitamente clicando no link abaixo:

Uma fatura representa uma solicitação de pagamento dos bens e serviços que seus clientes já receberam. Você deve criar uma fatura e enviá-la ao seu cliente logo depois de ter cumprido o seu contrato.

Abaixo, temos uma amostra de fatura que criamos no FreshBooks para nossa empresa fictícia, Paul's Plumbing. No mínimo, uma fatura deve incluir as informações de contato de sua empresa (ou seja, endereço, número de telefone), informações de contato do cliente e os detalhes do produto / serviço adquirido, como quantidade e custo, juntamente com a data de vencimento. Posteriormente neste artigo, orientaremos você nas etapas para criar uma fatura no FreshBooks.

Você deve implementar um processo que começa com a venda e termina com a cobrança de pagamento de seus clientes. Caso contrário, você se encontrará com um grande saldo de contas a receber (dinheiro que seus clientes devem a você), mas pouco ou nenhum fluxo de caixa.

Veja as 5 etapas para gerenciar faturas e receber pagamentos mais rapidamente:

Etapa 1 - Criar a fatura de maneira oportuna

Crie a fatura dentro de um a dois dias úteis depois de ter fornecido os serviços ou enviado os produtos ao seu cliente. Quanto mais tempo você esperar para enviar a fatura, mais tempo terá que esperar para receber o pagamento. Dica: Se você precisar de um depósito do seu cliente antes de começar o trabalho, certifique-se de reduzir a fatura pelo pagamento recebido antecipadamente. Você também pode criar uma fatura para solicitar um depósito ou um retentor adiantado.

Etapa 2 - Faturas de E-mail (Não Envie Faturas!)

Como mencionei na etapa 1, quanto mais rápido o cliente receber a fatura, mais cedo você poderá receber o pagamento. Não perca tempo enviando faturas pelo correio; Em vez disso, basta enviar a fatura por e-mail para seu cliente. Softwares de contabilidade como o FreshBooks permitem que você veja se a fatura foi aberta, portanto não há como se preocupar se a fatura foi perdida.

Etapa 3 - Permitir que os clientes paguem faturas on-line

Com a tecnologia de hoje, podemos pagar por qualquer coisa em segundos com apenas um toque de um smartphone ou smartwatch. Por que não torná-lo tão fácil para seus clientes? Usando um software de faturamento como o Freshbooks, você pode oferecer aos clientes a opção de pagar com seu cartão de crédito (ou cartão de débito Visa); poupando-lhes tempo de escrever e enviar um cheque pelo correio, poupando-lhe o incómodo de esperar por um cheque e, em seguida, dirigir-se ao banco para fazer um depósito.

Passo 4 - Enviar Lembretes Regulares

A maioria dos softwares de contabilidade, como o FreshBooks, permite que você envie lembretes automáticos aos clientes, juntamente com uma cópia da fatura em aberto. Quer você use o FreshBooks ou a sua agenda do Gmail, recomendo que você crie os 3 tipos de lembretes a seguir:

  1. 1-2 dias antes da fatura chegar ao fim. Essa é uma abordagem proativa para alertar seu cliente de que a data de vencimento do pagamento está se aproximando.
  2. 1-2 dias após a data de vencimento da fatura. Este é um lembrete amigável para o seu cliente de que a data de vencimento já passou e o pagamento está vencido.
  3. 7 dias após a data de vencimento. Se você não recebeu o pagamento uma semana após a data de vencimento, é hora de ligar para o seu cliente. Dependendo de quantas faturas atrasadas você tem, planeje reservar pelo menos uma hora por semana para fazer essas chamadas de acompanhamento. Enquanto eles não são divertidos, você deve manter as linhas de comunicação abertas entre você e seu cliente para que você seja pago; uma vez que seu cliente comece a evitá-lo, a probabilidade de você ser pago diminuirá.

Etapa 5 - Analise seu envelhecimento e acompanhamento de A / R

Com um semanal Com base, você deve analisar seu relatório de vencimento de contas a receber e fazer uma lista dos clientes para os quais você precisa ligar para solicitar o pagamento. Abaixo está um exemplo de relatório de Envelhecimento de Contas que utilizamos para nossos negócios fictícios, Paul's Plumbing.

O relatório acima mostra todas as faturas vencidas em 3 de novembro de 2017. Abaixo, há uma breve explicação de cada coluna.

1-30 dias: As faturas desse grupo são de 1 a 30 dias após o vencimento. Quando a fatura atingir o 7 dias de atraso, você deve ligar semanalmente para acompanhar o pagamento.

31 a 60 dias: As faturas desse grupo são de 31 a 60 dias após as datas de vencimento. Todas essas faturas devem estar em sua lista de chamadas semanais. Quando uma fatura atingir essa marca de 60 dias, você deve considerar não aceitar pedidos adicionais do cliente ou revogar privilégios de crédito e colocá-los em C.O.D. (entrega em dinheiro somente) até que sua conta tenha sido paga integralmente.

61 a 90 dias: As faturas neste grupo são de 61 a 90 dias após as datas de vencimento. No momento, se o cliente não tiver definido um plano de pagamento com você ou tiver fornecido uma data em que o pagamento será efetuado integralmente, é necessário que você dê o próximo passo e busque uma ação legal.

Mais de 90 dias: Todas as faturas que atingem mais de 90 dias devem ser enviadas para uma agência de cobrança. Mais do que provavelmente as faturas com mais de 90 dias terão que ser canceladas como dívidas incobráveis. A notícia de bens é que a despesa da dívida é dedutível, yay!

Além de configurar chamadas regulares e enviar cartas relativas a faturas em atraso, você também pode começar a adicionar juros além do valor pendente devido. O FreshBooks permite que você aplique automaticamente cobranças atrasadas a faturas vencidas.

A adição de cobranças / taxas atrasadas permitirá que seu cliente saiba o quanto você está sério em receber o pagamento e isso pode motivá-lo a enviar esse cheque. Você sempre pode “renunciar” às taxas quando o pagamento é recebido.

A maioria das pequenas empresas cria faturas usando um software de contabilidade como o FreshBooks, um programa de processamento de texto como o Microsoft Word ou um programa de planilhas como o Microsoft Excel.

Fonte: Microsoft

Criando faturas no Word

Se você não tiver acesso ao Excel ou ao Planilhas Google e criar apenas algumas faturas por mês (cinco ou menos), o Microsoft Word provavelmente será a solução mais econômica para você.

Para usar um modelo de fatura do Microsoft Word, basta abrir o Word e clicar em "Novo documento". Isso levará você a um banco de dados on-line, no qual poderá escolher entre centenas de modelos diferentes.

Aqui estão alguns dos prós e contras de criar faturas usando o Word:

Prós

  • Acesso a mais de 200 modelos na biblioteca da Microsoft, para que você não precise começar do zero.
  • Flexibilidade para personalizar qualquer modelo de cor e design para adicionar o logotipo da empresa para se adequar à sua marca.

Contras

  • É um processo muito manual e tedioso que requer muito tempo.
  • Ao contrário do Excel, você não pode criar fórmulas para calcular descontos ou impostos sobre vendas; você terá que fazer esses cálculos manualmente, o que aumenta a probabilidade de um erro.

Fonte: Fitsmallbusiness

Criando faturas no Excel

O Excel é outra opção popular para empresas que têm apenas um punhado de clientes e desejam aprender como redigir uma fatura. O processo é semelhante ao Word, exceto pelo fato de você normalmente encontrar modelos que calcularão automaticamente os totais.

Por exemplo, nosso modelo de fatura do Excel adicionará automaticamente descontos, impostos e subtotais para calcular o valor da fatura.

Aqui estão alguns dos prós e contras de criar faturas usando o Excel:

Prós

  • Você pode criar fórmulas para calcular descontos, subtotais e impostos sobre vendas.
  • Semelhante ao Word, você tem acesso a mais de 200 modelos na biblioteca da Microsoft para que você não precise começar do zero.

Contras

  • É um processo manual que definitivamente exigirá que você invista algum tempo para configurar.
  • Você deve ter um bom entendimento de como criar fórmulas no Excel; caso contrário, seus cálculos estarão incorretos.

Fonte: FreshBooks

Criando faturas com software de contabilidade

Uma vez que você está enviando mais do que algumas faturas por mês, um programa de software de contabilidade como o FreshBooks geralmente se torna a melhor solução. Por um lado, é mais fácil e rápido criar faturas. Mas, talvez mais importante, recursos como pagamentos on-line e lembretes automáticos ajudam você a receber pagamentos mais rapidamente.

Para experimentar o Freshbooks gratuitamente, você pode seguir este link ou seguir nossas instruções passo a passo na próxima seção.

Prós

  • Totalmente personalizável; basta adicionar o logotipo da empresa, esquema de cores e fonte de sua escolha.
  • Calcula automaticamente os totais da fatura para você; incluindo descontos aplicáveis ​​e imposto sobre vendas; sem cálculos manuais necessários.
  • Aceite pagamentos on-line de clientes.
  • Execute um relatório de A / R Aging no FreshBooks para ver quais faturas vencem ou vencem.
  • Quando enviado via FreshBooks, você pode acompanhar quando a fatura foi visualizada e / ou paga pelo seu cliente.
  • Você pode criar lembretes automáticos para os clientes quando uma fatura estiver vencendo ou vencida.
  • O FreshBooks pode enviar automaticamente faturas para os clientes que você precisa faturar semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.
  • Você pode criar uma fatura para solicitar um depósito inicial (ou retentor) de seu cliente antes de começar o trabalho.
  • Configure pagamentos recorrentes para os clientes que normalmente pagam o mesmo valor em uma programação de pagamento semanal, mensal ou trimestral.

Contras

  • FreshBooks só vem com dois modelos contra os 200 modelos que você tem que escolher com o Microsoft Excel e Word.
  • Como a maioria dos softwares de contabilidade, você terá que pagar uma taxa de assinatura mensal para usar o FreshBooks. No entanto, ao contrário do Microsoft Excel e Word, você pode fazer muito mais com o FreshBooks do que apenas criar faturas. Você pode gerenciar todas as suas receitas e despesas no FreshBooks e criar demonstrações financeiras importantes, como uma Demonstração de Lucros e Perdas.

Como o software de faturamento é geralmente a melhor solução para pequenas empresas que desejam escrever uma fatura, em seguida, vamos entrar em um dos principais programas - FreshBooks - para mostrar como ele funciona. Para acompanhar sua própria conta, inscreva-se aqui para uma avaliação gratuita de 30 dias do FreshBooks.

Antes de criar faturas no FreshBooks, você deve primeiro inserir algumas informações básicas sobre sua empresa. Isso literalmente leva todos os 3 minutos e então você é bom para ir!

Etapa 1 - Inserir informações básicas da empresa

Na captura de tela abaixo, inserimos o nome do proprietário da empresa, o nome da empresa, o endereço completo e se a empresa é ou não uma corporação / LLC. Depois de concluir esses campos, clique no botão "Salvar e continuar".

Passo 2 - Selecione seu setor.

Na próxima tela, escolha o setor em que sua empresa se enquadra.

É isso aí! Estamos prontos para criar faturas.

Siga as etapas abaixo para criar uma fatura no FreshBooks:

Etapa 1 - Personalize seu modelo de fatura

Antes de criar uma fatura, queremos selecionar um modelo e personalizá-lo conforme indicado na captura de tela abaixo.

  1. Escolha um modelo: FreshBooks tem dois modelos que você pode escolher; Simples ou moderno. Clique na seta conforme indicado acima para alternar entre eles e selecione o modelo desejado.
  2. Adicione seu logotipo: Envie o logotipo da sua empresa, se você tiver um. Se você não tiver um logotipo, confira nosso artigo sobre o melhor software de design de logotipo.
  3. Selecione uma cor de tema: Selecione um esquema de cores para seus modelos de fatura.
  4. Selecione uma fonte: Clique no menu suspenso para escolher entre algumas opções de fonte.
  5. Salve : Depois de fazer suas seleções, lembre-se de salvá-las.

Passo 2 - Clique em “Create New” e depois em “Invoice”

De painel de controle, Clique no "Crie um novoBotão "e selecione Fatura como indicado na imagem abaixo.

Etapa 3 - Campos completos da fatura

Abaixo está um exemplo de modelo de fatura que será exibido junto com uma breve explicação de cada campo que você precisa concluir.

  1. Suas informações de contato: Essas informações serão preenchidas automaticamente a partir das informações básicas da empresa que você inseriu ao configurar o FreshBooks. Vamos abordar isso mais adiante neste artigo. Dica: é importante que seu cliente tenha essas informações na ponta dos dedos para que eles possam reduzir seu cheque e / ou fazer uma ligação rápida se tiverem dúvidas sobre a fatura.
  2. Faturado para: As informações de contato de seus clientes pertencem a esse campo. Se você não configurou o cliente no FreshBooks, poderá inserir as informações do cliente diretamente nesse campo. Dica: Se você preferir enviar suas faturas via correio tradicional, inclua o nome de uma pessoa de contato nesta seção. especialmente se for uma grande empresa.
  3. Data de emissão: Este campo será preenchido automaticamente com a data em que você criar a fatura. No entanto, você pode alterar a data, se necessário.
  4. Número da fatura: O número da fatura é um número exclusivo que o FreshBooks gerará; você não poderá alterar este número.
  5. Valor devido: O FreshBooks calculará automaticamente o valor total da fatura ao inserir os produtos / serviços na seção Descrição.
  6. Descrição: Insira uma descrição detalhada dos serviços / produtos para os quais você está cobrando neste campo.
  7. Taxa: Insira a taxa de faturamento do serviço / produto para o qual você está cobrando nesse campo.
  8. Quantidade: Insira a quantidade de produtos em nossas horas de serviços para os quais você está cobrando neste campo.
  9. Linha total: FreshBooks irá multiplicar a taxa vezes a quantidade e calcular esse campo para você.
  10. Desconto: Se você quiser aplicar um desconto na fatura, insira o percentual de desconto nesse campo e o FreshBooks calculará o desconto para você.
  11. ImpostoSe você precisar aplicar o imposto sobre vendas, insira a taxa de imposto sobre vendas nesse campo e o FreshBooks calculará automaticamente o imposto sobre vendas para você.
  12. Valor devido: FreshBooks adicionará os campos Subtotal, Desconto e Imposto sobre vendas juntos, subtrair qualquer adiantamento (ou depósito) para calcular o valor total devido.
  13. Notas: Você pode inserir uma nota pessoal para seus clientes ou um lembrete de que eles podem fazer seus pagamentos on-line, como fizemos neste exemplo.
  14. Termos: Sinta-se à vontade para incluir um lembrete amigável para seus clientes para pagar suas faturas na data de vencimento. Dica: este também seria um ótimo local para lembrar os clientes de que multas por atraso serão cobradas se a fatura não for paga a tempo.

Como já discutimos, você deve enviar suas faturas por e-mail; quanto mais cedo seu cliente receber a fatura, mais cedo você será pago.

Siga as etapas abaixo para enviar suas faturas por e-mail no FreshBooks.

Passo 1 - Clique na fatura

Se você não tiver sua fatura aberta, navegue até o Painel e clique na fatura para exibi-la na tela. Clique no botão "Enviar", conforme indicado na captura de tela abaixo.

Etapa 2 - Detalhes completos do e-mail e envio

Na próxima tela, você precisa fornecer algumas informações adicionais. Abaixo está um instantâneo dos campos, juntamente com uma breve explicação de cada um.

  1. Endereço de e-mail: Digite o endereço de e-mail para o qual você gostaria de enviar a fatura. Você pode inserir vários endereços de e-mail, se necessário.
  2. Sujeito: Este campo é criado pelo FreshBooks e não pode ser alterado.
  3. Corpo do email: FreshBooks gera parte da mensagem de email que você vê aqui; no entanto, você também pode digitar uma mensagem personalizada, como fizemos aqui com "Agradecemos o seu negócio!".
  4. Crie um link compartilhável: Além de enviar a fatura por e-mail, você também pode criar um link para a fatura clicando em "criar um link compartilhável".
  5. Enviar fatura: Quando terminar, clique nesse botão para enviar o email ao seu cliente.

Como discutimos anteriormente, é importante fornecer aos seus clientes a opção de pagar suas faturas on-line. Isso economizará tempo porque eles podem fazer isso mais rápido do que enviar um cheque.

Siga as etapas abaixo para ativar o recurso de pagamentos on-line no FreshBooks.

Passo 1 - Clique na Fatura

Se você não tiver sua fatura aberta, navegue até o Painel e clique na fatura para exibi-la na tela. À direita da fatura, você verá uma lista de configurações. Clique em "Aceitar cartões de créditoComo indicado na imagem abaixo.

Etapa 2 - Analise e aceite os termos e taxas do cartão de crédito

Na próxima tela, você verá uma lista de cartões de crédito que você pode aceitar, juntamente com a taxa que será cobrada por cada transação. Clique no "Aceitar cartões de créditoBotão "para aceitar os termos e ativar pagamentos on-line para seus clientes.

Etapa 3 - Verificar se os pagamentos on-line estão ativos

Agora, quando seus clientes receberem as faturas, eles verão o seguinte:Pague agoraBotão "no topo da fatura. Tudo o que eles precisam fazer é seguir as instruções na tela para pagar suas faturas em apenas alguns minutos!

Dica: depois que seu cliente pagar uma fatura, o seguinte acontecerá no FreshBooks:

  • A fatura será marcada como paga e seu saldo de A / R será automaticamente reduzido.
  • Você receberá uma notificação por e-mail informando que a fatura foi paga.
  • O pagamento deve atingir sua conta bancária em até dois dias úteis.

Você pode enviar até três lembretes de pagamento atrasado e também pode aplicar taxas de pagamento atrasado com o FreshBooks. No entanto, você deve se inscrever no FreshBooks Pro para ter acesso a esse recurso. Para configurá-lo, basta exibir uma fatura, clicar nas configurações que estão localizadas à direita da fatura e selecionar Enviar lembretes. A seguinte janela será exibida:

Selecione o número de dias (antes ou depois) que você gostaria que o lembrete fosse enviado ao seu cliente. Com base em nossa discussão sobre lembretes na seção Como configurar um processo de ponta a ponta, sugiro que você configure os 3 lembretes a seguir:

  1. 2 dias antes da data de vencimento
  2. 2 dias após a data de vencimento
  3. 7 dias após a data de vencimento

Executar o relatório de vencimento de contas

Conforme discutimos, a melhor maneira de gerenciar suas faturas pendentes é revisar seu relatório de Envelhecimento de contas a receber pelo menos uma vez por semana.

Siga as etapas abaixo para executar o Relatório de vencimento de contas (Envelhecimento do C / R) nos FreshBooks:

Etapa 1 - Navegue até Relatórios avançados.

No Painel, role para baixo até a seção Relatório Avançado e clique no ícone “Envelhecimento de ContasBotão "", conforme indicado na captura de tela abaixo.

Etapa 2 - Revise o Relatório de vencimento de contas.

Abaixo está um instantâneo do relatório Envelhecimento de Contas (também conhecido como relatório de Envelhecimento de A / R) que veiculamos em nossa empresa de amostra, o encanamento de Paul.

A partir de 3 de novembro de 2017, há dois clientes com faturas pendentes vencidas entre 1 e 30 dias. Você pode imprimir este relatório, exportá-lo para o Excel ou enviá-lo para qualquer pessoa via e-mail.

Para recapitular, agora você tem um melhor entendimento das informações que sua fatura deve incluir, como implementar um processo que começa com o faturamento de suas vendas / serviços e termina com a coleta de pagamento dos clientes de maneira oportuna, o que melhorará seu fluxo de caixa.

Recomendamos o uso de um software de contabilidade como o FreshBooks, pois ele pode ajudar você não apenas a enviar faturas com aparência profissional para seus clientes, mas também poupar tempo para que você possa voltar ao que gosta mais, expandindo seus negócios!