Processo de integração de funcionários - o melhor guia passo a passo

O processo de integração do funcionário é quando o proprietário de uma empresa contrata um novo funcionário e geralmente se refere à primeira semana do novo funcionário em sua nova função. A integração de funcionários inclui treinamento e novos formulários de contratação, além de outros componentes, como reunião de equipe, socialização com funcionários da empresa e como os processos de sua empresa funcionam.

Vamos começar, idealmente, com o que você deve enviar ao funcionário antes de entrar em seu escritório naquele primeiro dia emocionante. Também estaremos falando sobre como o software de folha de pagamento pode facilitar esse processo de integração.

Já sobrecarregado por tudo o que precisa ser feito para o seu novo funcionário? Usar um provedor de folha de pagamento como o Gusto pode eliminar o estresse automatizando todo o processo e manipulando os formulários para você. Clique aqui para experimentá-lo gratuitamente por 30 dias.

A visão geral das coisas que um funcionário pode concluir antes mesmo de chegar ao escritório é:

  • Formulários de imposto, como W-4s ou W-9s
  • Formulários de identificação, como o formulário I-9 (e lembrá-los de trazer IDs válidos)
  • Formas de pagamento (ou seja, informações de depósito direto, cheque anulado)
  • Carta de oferta assinada

Antes mesmo de o seu empregado começar, isso ajuda a poupar tempo e energia no primeiro dia, se você puder enviar os formulários habituais do novo contratado antes do primeiro dia. Por quê? Como alguns formulários demoram um pouco para serem preenchidos, e quanto mais você puder ser feito antes do tempo, melhor será seu primeiro dia, em vez de ser um redemoinho de papéis novos e não divertidos.

Se você usar um sistema como o Gusto ou outro serviço de folha de pagamento, os formulários dos funcionários serão fornecidos automaticamente. Os funcionários só precisam inserir suas informações básicas para começar a usar esses formulários e eles serão armazenados em sua conta do Gusto automaticamente.

Esta seção inclui todos os itens da documentação e as coisas que você deve explicar para um funcionário pessoalmente. Recomendamos a criação de uma agenda do primeiro dia em detalhes (veja abaixo nossas 5 dicas de integração bem-sucedidas). Também forneceremos uma amostra da agenda aqui nesta seção.

Se você não criou um processo de pré-embarque, você pode adicionar a seção acima a esta e fazer todas as opções acima no primeiro dia.

No primeiro dia, você vai querer cobrir:

  1. Outros novos formulários de contratação, como seu contrato de trabalho ou qualquer acordo de não divulgação ou não concorrência que eles precisam assinar. Isso deve ser tomado em primeiro lugar (você também pode fazer isso na fase de pré-embarque, se quiser).
  2. Políticas e procedimentos da empresa, como evitar o assédio sexual, juntamente com o manual do funcionário. Temos um prático modelo de manual de funcionários gratuitos.
    • Não tem um manual? Lembre-se de cobrir os grandes tópicos, como invocar faltas, como pedir um dia de férias, relatórios de despesas, código de vestimenta, diretrizes de comportamento e qualquer outro problema comum que você tenha com os funcionários.
  3. Quem eles devem conhecer e passar tempo com (veja nossa amostra abaixo)
  4. Um tour completo pelo escritório, incluindo um guia sobre como usar a impressora, como usar a copiadora, etc., se necessário.
  5. Uma lista dos números de escritório comuns, como o código do banheiro, a extensão do telefone, como discar para os colegas de trabalho e suas extensões e coisas desse tipo.
  6. Uma breve visão geral de sua configuração técnica e de computador, como configuração de senhas e envio de um e-mail de teste, login em qualquer software necessário e até mesmo visualização de vídeos de treinamento no software, se o tempo permitir. Outras coisas ad hoc à medida que surgem, incluindo um interrogatório de 30 minutos para deixá-los fazer perguntas depois de terem absorvido tudo.

Amostra da agenda do primeiro dia

Abaixo está uma agenda inventada que imita como eu configuraria um novo funcionário no primeiro dia. Eu costumava deixar detalhes como este em minha cópia pessoal como o Gerente de RH e talvez a cópia do gerente também, mas Ellen Employee deveria ver uma versão limpa e bonita com locais, horários, pessoas e uma lista de tarefas.

Primeiro dia do empregado de Ellen 8 de fevereiro de 2017
8:30 da manhãEllen Employee chega ao escritório e Helen HR estará no lobby para cumprimentá-la
Mostre a Ellen sua mesa e prepare-se, faça uma visita ao escritório da Ellen e apresentações
9:00 da manhãEllen Employee conclui todos os novos documentos de contratação (com Helen HR)
10:00 da manhãEllen Employee vai ao café com seu novo gerente, Mark Manager
Mark esclarece metas, expectativas e outros comportamentos que ele espera como seu gerente
11.00 da manhãA Ellen Employee se encontra com a Isaac IT e está configurada em todos os itens técnicos
12:00Almoço da equipe com Ellen Employee e sua nova equipe
13:00Ellen Employee para assistir a todos os vídeos de treinamento no sistema de gerenciamento de projetos da ABC e aprender seu fluxo de trabalho para um projeto típico
14:00A Ellen Employee & Helen HR verifica todos os processos, procedimentos, configuração de TI e base de contato geral em qualquer papel da empresa, se houver algo esquecido
15:00Empregado de Ellen para sombrear o colega de equipe Tommy ao embarcar uma nova conta de cliente
16:00Ellen Employee, Mark Manager e Bobby Business Owner interrogam-se no primeiro dia e quaisquer perguntas que Ellen
17:00Dia 1 acabou!

Muitas novas contratações chegam ao seu novo show, prontas para ir ... apenas para descobrir que todo mundo está ocupado demais para treiná-las, tem outras reuniões marcadas ou está geralmente despreparado para a sua chegada. Isso pode realmente tirar o vento das velas de um novo contratado. Também é muito pesado para um gerente simplesmente parar seu trabalho e treinar uma nova contratação intensamente. Criar uma agenda de integração pode ajudar a combater todos esses problemas.

Muitas empresas consideram benéfico expandir a agenda do primeiro dia e criar uma agenda flexível para toda a primeira semana de um candidato. Depois de ver o nosso dia uma agenda acima, você pode começar a imaginar como serão os outros dias.

Essencialmente, você desejará combinar cada dia com:

1. Reuniões individuais e de equipe

Com que frequência? 2-3 horas por dia, dependendo do seu processo de negócio. 10-15 horas na primeira semana.

Conhecer os membros da equipe e os gerentes com os quais o novo funcionário estará interagindo e apresentar ao novo funcionário os projetos em andamento, os processos do cliente, a formação do produto e outras partes do novo papel de que precisarão.

2. Materiais de Treinamento

Com que frequência? 2-3 horas por dia; 10-15 horas na primeira semana.

Materiais de treinamento que conectam essas reuniões ao novo papel do funcionário. Por exemplo, qualquer material de educação de produto que você tenha, vídeos úteis do YouTube, treinamento em sistemas de software da empresa, políticas e procedimentos e coisas semelhantes devem ser compilados antes que o novo funcionário chegue. Você também pode configurar sessões de sombreamento em que a nova contratação pode assistir ou ouvir as chamadas ou ações de um funcionário experiente. Veja nosso guia de treinamento de assédio sexual para um exemplo de como estruturar o treinamento.

3. Pequenos Projetos

Com que frequência? 1-2 horas por dia; máximo de 10 horas no total da primeira semana.

Pequenos projetos e tarefas para levar o funcionário a cerca de 10-20% da produtividade até o final da primeira semana. Cada semana deve aumentar entre 10% a 20%, dependendo da sua indústria, com o objetivo de que um novo funcionário seja 90% a 100% produtivo nas semanas 6-8. Sombrear um colega de trabalho de alto desempenho, comparecer a reuniões de clientes como observador, ouvir chamadas de clientes e outras técnicas semelhantes ajudará a acelerar o processo de pular direto para a carga de trabalho.

4. Apenas saindo

Com que frequência? 1 hora ou mais a cada dia da primeira semana. O primeiro dia pode incluir 3 horas disso!

Aspectos de socialização também devem ser considerados importantes. Enquanto você não precisa levá-los para almoçar todos os dias, designe alguém para lhes mostrar o melhor café local, os melhores lugares para estacionar, e considere ter um happy hour em toda a empresa (ou pelo menos em toda a equipe) ou happy hour após a nova contratação foi lá 1-2 semanas.

Colocar alguém em uma nova função pode ser estressante para o funcionário em questão, para a equipe e até mesmo para a empresa, especialmente se você for uma pequena empresa. Não tem que ser embora. Estas são as nossas 5 principais dicas para criar um processo de integração bem-sucedido:

1. Planejar, planejar, planejar:

Quanto mais você planeja a chegada do seu novo contratado, mais suavemente ele irá. O processo de planejamento pode demorar de uma a duas semanas para ter uma ideia de como deve ser, especialmente se for a primeira vez que você realmente se concentra na integração de funcionários. Depois de ter uma agenda e alguns dos materiais de treinamento compilados, você terá uma linha de base para trabalhar da próxima vez.

Lembre-se de combinar os 4 elementos de que falamos acima, reuniões, treinamentos, projetos e socialização, a fim de obter um bom equilíbrio.

2. Obtenha o espaço da mesa do novo funcionário e as necessidades de TI classificadas ANTES de aparecer:

O pior sentimento como um novo contratado é quando você aparece e não há mesa, computador ou endereço de e-mail configurado para você. Aqui você pensou que eles estavam animados em contratá-lo após 4 rodadas de entrevistas e um mês de trabalho de recrutamento! Para encurtar a história, isso deixa uma má primeira impressão e a criação de um espaço de trabalho e o novo computador não deve demorar mais do que 1-2 horas do seu tempo. Se você precisar de ajuda sobre o que pedir para o novo escritório, deixe-nos ajudar.

Quer ir a milha extra? Pense em criar um banner de boas-vindas, um bom nome para a sua mesa ou obter cartões de visita com antecedência. Você pode obter algumas informações rápidas sobre os melhores provedores de cartão de visita em nosso guia do comprador.

3. Use outras pessoas como exemplos (também conhecido como shadowing):

Como dissemos anteriormente, usar uma combinação de técnicas de treinamento é importante, e isso inclui o uso de uma combinação de pessoas. Isso ajudará a tirar a pressão de uma pessoa para treinar alguém e ao mesmo tempo realizar seu trabalho (especialmente se essa pessoa for você). Além disso, aproveite ao máximo os talentos naturais da sua equipe atual e as áreas em que eles atuam melhor e divulgue o treinamento de acordo.

4. Use o "host" natural em seu negócio:

A maioria das equipes tem alguém que é a borboleta social natural ou o tipo de host. Use essa pessoa para fazer com que a nova pessoa se sinta bem-vinda. Você pode até mesmo delegar o escritório para eles, ou formatar a agenda para ficar bonita. Eles podem ser usados ​​para dar o tour do escritório também!

5. Opções de treinamento em pesquisa:

Você pode estar se perguntando sobre o que fazer com as opções de treinamento. Talvez não haja procedimentos, manuais ou vídeos de software compilados que você conheça. Então, como as pessoas são treinadas? Pergunte a quaisquer outros funcionários sobre isso e veja o que eles recomendam. Se este for o seu primeiro funcionário, você precisará pensar um pouco mais e pesquisar sobre a boa e antiga internet para encontrar vídeos do YouTube ou outros materiais de treinamento que façam sentido.

Às vezes, empresas como software de gerenciamento de desempenho ou software de RH têm um processo de integração e vídeos de treinamento incluídos, ou adicionam módulos que você poderia pesquisar, e a maioria dos programas de software como o software CRM também possui materiais de treinamento para novas pessoas.

Pessoalmente, dei aos novos funcionários uma combinação de demonstração do sistema de 1 a 2 vezes, pedindo que experimentassem enquanto assistia e, em seguida, atribuindo a eles um projeto de 2 a 4 horas para se acostumarem com o sistema quando não houver vídeos.

O processo de integração do funcionário é incrivelmente simples ... depois que você desce um sistema. Uma vez que você tenha implementado um processo, você pode simplesmente transformar o processo em cada vez que contratar alguém, ou até mesmo uma classe de pessoas, e trabalhar com esse processo sistematicamente. Isso ajuda a aliviar a pressão da administração, além de criar uma ótima experiência para o (s) novo (s) contratado (s).

Teste o Gusto para automatizar o processo de integração de funcionários por meio do seu sistema de folha de pagamento e deixe que eles lidem com os formulários fiscais, I-9 e outros em seu nome.

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